Como fazer um controle de frota eficiente?

Gerenciar uma frota é um desafio que envolve uma série de variáveis, decisões, análises, resolução de situações complexas e a capacidade de lidar com problemas.

Muitos gestores enfrentam todos os dias muitos desafios ao administrar operações de frota, principalmente por saberem sua importância para a otimização logística de uma empresa.

Todavia, apesar de parecer uma tarefa complicada, o controle de frotas pode ser simplificado através da criação de processos eficientes, ao seguir as boas práticas conhecidas de gestão e mantendo todo o fluxo de atividades, tarefas e planejamento organizados.

Pensando nisso resolvemos, no artigo de hoje, elaborar um material com informações, dicas e sugestões que visam auxiliar gestores e empresas a aprimorar o controle de frotas, buscando otimizar os processos, reduzir custos, aumentar a produtividade e atingir melhores resultados quando falamos de gestão de frotas.

Organize as informações de sua frota

O primeiro passo em busca da eficiência de sua empresa ou, mais precisamente, de sua frota é a criação de um planejamento que cubra todos os seus processos, contabilize seus ativos, diagrame gastos com combustível e manutenção e torne claras as informações estratégicas de sua operação.

É importante entender a atual realidade de sua operação, o que precisa ser alterado, quais áreas do seu negócio são mais importantes em termos de participação na formação dos custos e quais indicadores do seu planejamento não tem sido respeitados na prática.

Defina metas claras, realistas e relevantes

Definir metas claras, importantes e que sejam capazes de indicar a situação do seu negócio, isto é, seu desempenho, é um passo importante quando se almeja obter um controle de frotas eficiente.

Antes que haja a definição dos objetivos de sua operação, é importante entender quais caminhos podem levá-lo a atingir estes propósitos e, para isso, a compreensão acerca dos meios, métodos e decisões capazes de fazê-lo cumprir este intento é fundamental.

Por isso, definir metas que sejam claras, digam de fato a realidade de sua frota e tenham relevância, além de apontarem, inclusive, a possibilidade de atingir seus objetivos, são muito importantes para motivá-lo a crescer, estimulá-lo a aprimorar seu método de trabalho, além de mostrarem a performance de sua empresa em qualquer período.

Por fim, é importante destacar que as metas criadas sejam realistas, isto é, sejam possíveis de se alcançar, estejam alinhadas à sua gestão de frota e, mesmo que simples, apontem dados, informações e gargalos significativos ao seu gerenciamento operacional.

Conheça seus custos

Uma das fontes mais importante de análise e controle de qualquer departamento ou subdivisão de uma empresa são os custos, despesas e gastos relacionados à atividade exercida. É de extrema importância conhecer detalhadamente os custos e manter um controle total em relação à sua formação.

Para que uma empresa desempenhe com eficiência o controle de frota, é necessário conhecer todos os gastos produzidos pela atividade de gestão de frotas. Despesas com combustível, manutenção, seguro, sistemas de gestão e funcionários devem ser computadas e acompanhadas.

Ainda, em relação àquelas não previstas, como multas e manutenções não programadas, é importante anotá-las e armazená-las para análise, estudo e compreensão da importância e participação individual de cada atividade dentro dos custos totais com gestão de frota.

Seja em planilhas, de forma manual ou através de sistemas automatizados, o controle de uma operação de frota depende do controle de custos, não só em relação ao acompanhamento de rotina, mas, para entender como reduzir custos ou ainda analisar a viabilidade de alguma nova implementação.

Crie fluxos de atividades

Em muitos departamentos de gestão de frotas, o fluxo de atividades é intenso. Datas, prazos e dias em que atividades importantes irão ocorrer podem, em virtude das grandes demandas desses departamentos, serem facilmente esquecidas ou atrasadas.

Para evitar problemas dessa natureza e complicações na hora de cumprir os prazos, ou ainda por uma simples falta de atenção, metrifique informações relacionadas às datas e eventos importantes de sua operação.

Para isso, crie fluxos que indiquem as programações de cada dia, como as datas em que os veículos deverão ser levados para manutenção, pagamentos deverão ser feitos, faturamentos ou ainda atividades cotidianas relacionadas à sua administração.

Para realizar esse controle em relação aos prazos e eventos de sua operação, você pode contratar um software para gestão de frota que, além de ajudá-lo no gerenciamento global de sua operação, possui mecanismos de automatização de pagamentos, notificação de prazos e diversas outras funções relevantes relacionadas ao controle de datas, prazos e eventos.

Utilize sistemas de gestão

Para facilitar sua gestão, existem sistemas de gestão de frotas que podem lhe ajudar a simplificar os processos relacionados ao controle de sua frota, tornando-os menos complexos, cansativos e dificultosos.

Esses sistemas contam não somente com ferramentas de gestão, mas, dispõe de uma série de mecanismos de operação, como tecnologias de roteirização, controle de pagamento, monitoramento, rastreamento, telemetria, controle de acesso e gestão de abastecimento.

São inúmeras as facilidades propostas por esses sistemas que foram desenvolvidos justamente para simplificar sua gestão, tornando-a menos burocrática e trabalhosa. Por isso, é altamente recomendável contratar sistemas para gestão de frota para sua operação.

Conclusão

Para se ter um controle de frotas eficiente, é necessário realizar algumas mudanças. Além de conhecer toda sua operação, definir métricas que indiquem a saúde de sua frota e que sirvam de parâmetro histórico de comparação é importante.

Automatizar processos e investir em tecnologia são etapas importantes para criar sólidas bases de controle operacional, além de criar um bom planejamento que cubra suas necessidades, políticas de transporte, estratégias para reduzir custos e aprimorar sua produtividade.

Agora que você descobriu como criar um eficiente processo de gestão e controle de frotas, aprenda mais sobre mobilidade urbana, o que é, qual a realidade do Brasil e qual sua importância.

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