Frota própria ou terceirizada: qual a melhor opção ?

Uma das dúvidas mais comuns dos gestores de frota diz respeito à especificidade da operação, isto é, o que vale mais a pena: manter uma frota própria ou terceirizada?

Essa é uma dúvida bastante razoável, principalmente por englobar um amplo conjunto de decisões, desde as mais operacionais às mais estratégicas. Além destas decisões, há de se analisar as vantagens e desvantagens que cada opção oferece.

Por isso, no artigo de hoje, procuraremos esclarecer alguns pontos importantes que englobam esta decisão, abordaremos aspectos sobre a gestão dos modelos, ganhos de operação e as vantagens e desvantagens que a terceirização de frotas ou a adoção de uma frota própria gera nas operações.

Assim, esperamos esclarecer qual dos modelos melhor se aplica ao seu modelo de negócios, sua estrutura organizacional (orçamento, mão de obra, processos e capacidade administrativa) e as necessidades dos seus clientes.

E ai, preparado para descobrir tudo sobre frota própria e terceirizada?

Frota própria

Uma das vantagens de possuir frota própria é a oportunidade de manter o controle centralizado, isto é, a localização da administração sob as atividades relacionadas à frota está endereçada na organização, em seu ambiente interno, e os agentes tomadores destas decisões concentram-se em poucos níveis hierárquicos.

Vantagens da frota própria

Isso, além de favorecer a gestão de todas as fases do processo, torna as decisões mais diretas, independentes e simplificadas. Organizações que operam com ativos próprios, são responsáveis por todos os aspectos ligados à operação, sejam eles operacionais ou estratégicos, de maior ou menor importância.

Além disso, muitos empresários operam por meio de frota própria, pois, desse modo, conseguem controlar a pontualidade no cumprimento de demandas e, desta maneira, garantir maior qualidade, confiança e nível de informação na prestação de seus serviços. Mas esse modelo gera impactos na estrutura da organização que merecem muita atenção.

Desvantagens da frota própria

Além de demandar altos investimentos iniciais, as empresas que possuem frota própria, inevitavelmente, experimentam flutuações nos custos variáveis de operação, quer seja pela realização de manutenções, pela ocorrência de despesas não programadas (acidentes, sinistros, multas e defeitos nos veículos), pela contratação de novos colaboradores, pela obtenção de licenças de operação e circulação, pela realização de treinamentos, pela proteção das cargas (seguro) ou pelo pagamento de tributos e taxas.

Funcionalidade do modelo

A funcionalidade desse modelo, portanto, depende de muitos fatores. Mas talvez o caixa da empresa seja o principal. É necessário observar as projeções financeiras, as previsões para o cenário econômico, a previsibilidade de faturamento e o referencial futuro de investimentos.

É fundamental conhecer o caixa e o plano de aplicação destes recursos (destinação do capital), as demandas da operação, principalmente as específicas, e outras variáveis que possam afetar a obtenção e o destino dos recursos.

Fatores que influenciam este modelo

Além disto, fatores como a depreciação (custo da limitação de vida útil de ativos imobilizados, ou seja, perda de valor de um bem na medida de sua utilização) e a renovação da frota exigem largos cuidados, principalmente, os de interesse financeiro/econômico.

Será que esse é o momento de possuir uma frota própria?

Frota terceirizada

Existem duas maneiras possíveis de se terceirizar uma frota. A primeira delas aponta para a terceirização total, ou seja, terceirizam-se os veículos e os motoristas destes ativos, que podem ser autônomos ou funcionários da empresa.

A segunda possibilidade de terceirização é a terceirização parcial, isto é, terceirizam-se apenas os veículos utilizados na operação, sendo, portanto, necessária uma estrutura de pessoal específica para operar estes veículos, em outras palavras, é fundamental que a empresa contrate motoristas.

Vantagens deste modelo

Uma das grandes vantagens de se terceirizar a frota, senão a maior, principalmente na hipótese de se terceirizar apenas os veículos, é a previsibilidade dos custos de operação, já que são estabelecidos no momento em que o contrato é assinado.

Assim, surpresas e demais acontecimentos que poderiam influenciar o orçamento, são controlados.

Desvantagens deste modelo

Mas ao terceirizar este serviço, alguns fatores merecem maiores análises, cuidados e considerações. Um dos impactos desta modalidade é a perda da capacidade estratégica na tomada de decisão.

Descentralização gerencial

Ao terceirizar a frota, a gestão passa a ser descentralizada, ou seja, a tomada de decisão divide-se em vários níveis e localidades diferentes, tornando-se mais sensível às mudanças e variações do setor.

Gestão diluída

Desse modo, a organização dilui sua capacidade gerencial o que, em linhas gerais, torna mais burocrática a administração interna, o domínio e conhecimento de informações estratégicas, logísticas, operacionais e de gerenciamento.

Em compensação, a gestão e o controle operacional ficam por conta da empresa contratada, que possui experiência e know-how para exercer a função.

Terceirização dos condutores

No caso da terceirização dos motoristas, é necessário atentar-se para a realização das manutenções dos veículos, exigindo comprovações quanto à realização destes procedimentos e, ao longo do tempo, acompanhando o cumprimento destas ações.

Esta é uma medida muito relevante, pois, contribui para evitar atrasos e impedir que problemas nos veículos afetem as entregas e o potencial de receita de cada cliente do seu negócio.

Mas então, qual opção escolher?

Ambas as decisões possuem particularidades que podem interferir no funcionamento da operação, mas também possuem benefícios. O que precisa ficar claro é: não existe um modelo padrão a ser adotado ou uma única escolha. Na realidade, o que norteará essa decisão são as demandas da sua operação.

Importantes aspectos

Porém, gostaríamos de chamar sua atenção para dois aspectos. O primeiro deles diz respeito ao tamanho da sua empresa, em especial, sob perspectivas financeiras (faturamento) e estruturais (porte e capacidade de atendimento).

Porte da empresa

A decisão de investir em uma frota própria, em casos específicos, pode não ser a estratégia mais recomendada, principalmente, se sua empresa é de pequeno porte.

Quando se decide investir em uma frota própria, além da larga destinação de capital aplicada ao processo, os ativos adquiridos, neste caso, tornam-se, sob a ótica contábil, imobilizados, ou seja, bens tangíveis utilizados nas atividades operacionais da empresa que não serão convertidos em dinheiro ou consumidos no curso das atividades da empresa.

Em geral, esses ativos estão representados no balanço da empresa depois de descontar a depreciação acumulada, caso contrário se coloca o valor do ativo antes da depreciação e se publica uma conta de ajuste negativa referente à depreciação acumulada.

Em outras palavras, o capital imobilizado é um recurso financeiro (dinheiro) de lastro real que por tempo indeterminado ficará parado, sem acúmulo de receita ou ganho de valor, e como todos sabem capital parado é sinônimo de prejuízo.

Além disso, outras áreas estratégicas do seu negócio que poderiam receber investimento, em virtude da imobilização do capital, não receberão recursos.

Essa é uma decisão que pode comprometer seriamente a saúde financeira da sua empresa, por isso, planejamento e análise são fundamentais nesta decisão.

Veículos da frota

O segundo aspecto que gostaríamos de destacar é quando da venda dos veículos da frota.

Com a terceirização, a renovação da frota não é de sua responsabilidade, já que os veículos não são de sua propriedade. Por isso, fatores como pesquisa de preço, depreciação acumulada, desvalorização e custos de oportunidade não afetaram seu caixa, muito pelo contrário, quando se opera por meio de uma frota terceirizada, tem-se o benefício de contar com veículos novos prontos para utilização.

Ainda, dependendo de sua demanda, pode-se diminuir o tamanho da frota, reduzindo custo e otimizando sua operação. Isso permite investir em outras áreas do seu negócio, evoluir a prestação de seus serviços e potencializar seu referencial de faturamento.

Conclusão

Portanto, analise minuciosamente as necessidades de sua empresa, seu modelo de gestão, sua estrutura de custos, as singularidades de sua operação, seu modelo de negócios, mas, essencialmente, considere as necessidades do seu cliente.

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