Controle de documentação: o que é, qual a importância e como fazer

Diariamente, um departamento de gestão de frotas produz, controla e gerencia várias informações relativas às atividades do setor.

Os dados possuem diversas origens, arquiteturas, isto é, diversificadas estruturas, graus de importância, aplicações, validade de uso e temporalidade, podendo ser efêmero, recorrente ou perene.

Além dos dados produzidos através da execução natural das atividades, como as informações referentes ao desempenho dos veículos (consumo, velocidade, etc.), por exemplo, existem grupos “especiais” de informações necessárias à viabilização dos processos, possuindo demanda regular, destacada importância e aplicação diária.

Por isso, no artigo de hoje falaremos sobre o controle de documentação. Mostraremos qual a importância disso para uma empresa ou departamento de gestão de transporte, como os documentos devem ser gerenciados, além de destacar a importância de um eficiente processo de armazenamento de dados e informações.

Para simplificar sua leitura, sumarizamos os temas abordados em tópicos. Assim, você poderá ler somente aquilo que for do seu interesse, além de conhecer previamente os conteúdos trabalhados neste artigo.

  • O que é controle de documentação?
  • Qual a importância do controle de documentação?
  • Como realizar a gestão de documentos?

O que é controle de documentação?

Controle de documentação é um conjunto de atividades de armazenamento, gestão e tratamento de documentos, dados e informações, importantes para viabilização de rotinas organizacionais.

As ações necessárias ao controle de documentação passam pelo conhecimento dos processos empresariais ou atividades de um departamento, são fundamentais ao exame e inspeção de conformidades, além de estratégicas para o funcionamento de uma empresa.

Um bom processo ou uma divisão organizacional que realiza a gestão e o controle adequado de documentos é um ativo muito importante para as organizações, uma vez que garantem a legalidade das atividades, controla terceiros e protege o próprio patrimônio da companhia.

Qual a importância do controle de documentação?

O controle de documentação é importante, pois valida, verifica e confronta informações de diversos níveis e graus de interesse. Para entender a relevância prática da gestão de documentos, daremos um exemplo simples e real sobre sua aplicação.

Diversos profissionais envolvidos na gestão de transporte precisam constantemente acessar documentos relativos, por exemplo, as manutenções de um veículo, verificar prazos de serviços, valores e particularidades do trabalho realizado.

Além disso, são responsáveis pela administração de motoristas, terceiros e demais funcionários que precisam estar em dia com a legislação vigente (multas e infrações de trânsito) ou com o código de conduta da organização.

Os profissionais que realizam a gestão de documentos precisam localizar as informações, analisá-las, confrontá-las muitas vezes com as “histórias” recebidas e controlar os fluxos necessários ao bom andamento das atividades.

Por isso, o controle de documentação é uma atividade estratégica de suma importância para o funcionamento de uma empresa, sob o viés legal, contratual e ético, atuando, não poucas vezes, como suporte seguro às decisões empresariais.

Como realizar a gestão de documentos?

A melhor e mais segura forma de realizar a guarda e o gerenciamento de documentos encontra-se na digitalização, quer dizer, transformação dos dados físicos em digitais. Posteriormente, através de sistemas de gestão, realiza-se o armazenamento e controle destes ativos empresariais.

Um departamento de frota, por exemplo, pode encontrar um sistema que ofereça várias atividades importantes para gestão de frota, além do controle de documentação, conjugadas em um único acesso.

Os softwares são a melhor opção, pois além de viabilizarem uma escala natural das informações, entregam acesso simplificado, facilitado e seguro  aos insumos necessários para decisão e análise de situações.

Conclusão

O controle de documentação é uma importante atividade de qualquer empresa, ou pelo menos assim deveria ser. Ele provê uma ampla gama de informações para tomada de decisão, realização de auditorias, investigação e confrontação com anomalias.

Por isso, deve ser tratado estrategicamente, pois, além de permitir o funcionamento eficiente dos departamentos e suportar diversas atividades, é um importante instrumento de suporte às decisões corporativas.

Agora que você aprendeu mais sobre o que é controle de documentação e qual sua importância, descubra o que são áreas de controle, qual sua importância e aplicação na formação das rotas de uma operação de transporte.

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