Registro de ocorrências no transporte: como gerenciá-las?

As atividades de transporte envolvem várias etapas e profissionais. Se você é um profissional desta área, certamente poderia listar uma série de etapas que são executadas até a entrega da mercadoria no seu destino.

O que acontece quando alguma coisa dá errado? O que pode ser feito para resolver essa situação? É justamente por esse motivo que as empresas mantêm (ou deveriam manter) registros sempre que há uma ocorrência no transporte.

Pensando nisso, no artigo de hoje mostraremos a importância do registro de ocorrências de transporte, qual a função deste documento e quais cenários devem ser contemplados nele, além de dar dicas de como criá-lo.

Sendo assim, hoje falaremos sobre:

  • O que é ocorrência de transporte?
  • Quais ocorrências registrar?
  • Como criar este documento?

O que é ocorrência de transporte?

Ocorrência de transporte é um fato relevante que ocorre em alguma parte do processo das atividades de transporte. As ocorrências não se limitam a acontecimentos de maior gravidade, como no caso de sinistros. Problemas mecânicos, desvios de rota, mercadorias avariadas e/ou extraviadas são realidades que devem constar nesse documento.

Sua aplicação vale para qualquer tipo de transporte, tanto para entregas como para o transporte de pessoas, e está diretamente vinculado às ações do motorista, uma vez que é fundamental ter clareza sobre as ações desse profissional.

As informações presentes nesse relatório ajudam as organizações e, principalmente, os gestores de transporte a avaliarem falhas e definirem ações corretivas. Mas, como definir a relevância dessas falhas para a organização? Justamente, criando o já mencionado documento.

Registros fotográficos ou vídeos, a título de exemplo, ajudam a determinar o impacto de acidentes, tanto nos veículos como nos produtos. Sistemas de monitoramento veicular, da mesma forma, são essenciais para comprovar se o motorista foi vítima de ação criminosa ou se o desvio de rota é justificado.

Enfim, além das ocorrências que devem ser registradas, a forma de apuração pode variar de acordo com o tamanho da sua operação e os mecanismos de controle à sua disposição.

Quais ocorrências registrar?

Não existe uma regra, afinal, cada empresa tem autonomia para criar seu próprio documento de registro, mas, nesse sentido, é melhor acrescentar o maior número de situações, mesmo tendo que excluí-las futuramente. É melhor errar por excesso do que por falta.

Situações tradicionais, como acidentes, roubo de cargas e defeitos mecânicos certamente devem ser registradas. O gestor pode estipular outros cenários e incluí-los neste manual de ocorrências. Os casos mais comuns são:

  • Problemas nos sistemas de gestão veicular;
  • Mercadoria entregue em local diferente do destinatário;
  • Produtos recusados no momento de entrega;
  • Extravio de mercadorias/produtos danificados;
  • Devolução ou reentrega de mercadorias;
  • Desvios na rota programada.

Perceba que alguns dos prováveis acontecimentos listados acima ocorrem por falta de informação ou erro, enquanto outros acontecem por imprudência ou mesmo por falhas no planejamento.

Como criar este documento?

O registro de ocorrências de transporte é uma fonte rica em dados relacionados aos riscos a que uma empresa está sujeita. Esses riscos, como já pontuado, podem variar de acordo com o tamanho, o ramo de atuação e o perfil de clientes de uma empresa.

Por isso, este documento deve ser personalizado de acordo com a sua estratégia empresarial. Contudo, para contribuir com este processo, separamos algumas dicas que poderão ajudar na elaboração desse importante registro.

  • Defina regras para criação do documento;
  • Crie procedimentos para investigar as ocorrências;
  • Crie uma lista com situações que representam risco;
  • Defina responsáveis para conduzir o processo;

Conclusão

Como mostramos, a ocorrência de transporte é um documento importante, pois ajuda a organização a conhecer os riscos naturais no desempenho da gestão de transporte, além de propor caminhos para resolver eventuais problemas.

Agora que você aprendeu mais sobre a importância da ocorrência de transporte e como elaborá-la, descubra tudo sobre como planejar corretamente a escala de motoristas em operações de fretamento.

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