Terceirização de frota: como documentar as evidências operacionais?

Atualmente, é comum observarmos como a terceirização de frota tem crescido em nosso país, sobretudo, estimulada pelo aumento de oportunidades pontuais e de longo prazo existentes nas maiores empresas que operam no Brasil.

Contudo, uma dificuldade recorrente observada em várias empresas de terceirização de frota é a produção, documentação e apresentação de evidências que comprovem aos clientes determinadas condutas, acontecimentos e até mesmo prejuízos ocorridos ao longo da prestação de serviço.

Por isso, no artigo de hoje mostraremos como organizações que terceirizam frota podem proteger sua prestação de serviço, documentando o processo ao gerar evidências que assegurem sua conduta ao cliente, monitorem os usuários e o cumprimento do acordo pactuado.

Para facilitar sua navegação neste artigo, dividimos sua estrutura por tópicos, quer dizer, temas e divisões menores que abordam conteúdos específicos. Este artigo possui os seguintes temas:

  • Porque gerar evidências operacionais da prestação de serviço?
  • Como isso acontece na prática?
  • Como produzir e documentar estas evidências?
  • Documentando as evidências
  • Rastreamento / Monitoramento
  • Telemetria veicular

Por meio deste artigo, esperamos ajudar empresas que terceirizam frota a introduzir em suas operações melhores mecanismos de segurança, controle operacional e fontes seguras de informações capazes de aprimorar a gestão de suas atividades.

Porque gerar evidências operacionais da prestação de serviço?

O principal objetivo que sustenta a necessidade de gerar evidências da prestação do serviço é comprovar para seu cliente o cumprimento das diretrizes estabelecidas e acordadas, normalmente, em contratos e políticas de atendimento.

Para ficar claro como isso ocorre no dia a dia de uma operação, vamos utilizar um exemplo muito comum: a terceirização de ônibus fretado, utilizado no transporte de funcionários de muitas empresas.

Como isso acontece na prática?

No transporte fretado as rotas utilizadas são fixas, isto é, em determinados períodos de tempo elas podem, de fato, representar a realidade da operação. Com isso, queremos dizer que os ônibus circulam pelas mesmas rotas de trabalho diariamente.

Eventualmente, ao longo do tempo, havendo contratações, demissões e outros eventos relacionados ao departamento de recursos humanos da contratante, a realidade da operação pode mudar, contudo, ainda que isso ocorra, a rota pode permanecer a mesma, o que muda é a quantidade de passageiros alocados nos pontos de embarque.

Em muitas operações de fretamento é comum o motorista passar pelos pontos programados para aquele dia e não encontrar nenhum passageiro. Todavia, o passageiro, muitas vezes, informa à empresa que o ônibus não passou no ponto no referido dia, sendo este, o motivo de sua ausência no turno de trabalho.

Como você, proprietário de frota, poderá averiguar a veracidade das informações se não possuir algum mecanismo que lhe forneça esses dados?

No caso exemplificado, duas, são as hipóteses do ocorrido: ou o passageiro está mentido ou seu motorista, verdadeiramente, no dia referido, não passou no ponto que deveria ter atendido.

Então, o que você pode fazer para documentar as evidências de sua prestação de serviço e, quando houver necessidade, comprovar ao seu cliente a veracidade do ocorrido?

Como produzir e documentar estas evidências?

A produção de evidências, naturalmente, ocorre todos os dias. Contudo, para que essas evidências sejam documentas, é necessário utilizar tecnologias específicas, capazes de monitorar o acontecimento destas ocorrências e armazená-las devidamente.

É preciso ficar claro que a documentação do processo só é possível através da utilização de tecnologias que forneçam esse conhecimento muito importante, sendo está, a principal ressalva.

Documentando as evidências

Para documentar as evidências que comprovarão sua conduta ao cliente é necessário possuir dispositivos que captem em campo, isto é, no dia a dia da operação, as informações capazes de proteger sua reputação.

Para que isso seja possível, portanto, é necessário instalar nos veículos equipamentos capazes de captar, armazenar e transmitir a uma central, normalmente, em tempo real, as informações extraídas dos veículos e de todas as situações ao longo de um dia.

Rastreamento / Monitoramento

Rastreadores são dispositivos móveis, instalados em veículos, dotados de tecnologias de geolocalização, que transmitem sinais, por meio de antenas, para as centrais responsáveis por realizar a gestão com a ajuda destes equipamentos.

O principal objetivo de um rastreador é apontar a localização de um veículo, seja durante seu deslocamento ou quando está parado. Assim, por meio dos rastreadores, um gestor consegue saber, por exemplo:

  • A localização de um veículo (em tempo real bem como em todo o percurso realizado);
  • Acompanhar os acontecimentos envolvendo o veículo;
  • Gerenciar as entregas, cargas e encomendas;
  • Receber alertas de movimentação em horários não programados;
  • Mapear a rota utilizada em qualquer deslocamento;
  • Dentre outros.

Sendo assim, além de proteger os veículos utilizados na operação e os motoristas, mediante a utilização de rastreadores, um gestor consegue obter muitas informações importantes de uma operação e documentá-las adequadamente.

Telemetria veicular

A telemetria é uma tecnologia capaz de fornecer remotamente diversas informações relacionadas à utilização de um veículo.

Essa tecnologia é capaz de transmitir, em distâncias muito grandes, várias informações importantes e muito pertinentes em relação ao comportamento do condutor de um veículo, como:

  • Velocidade em tempo real, média e em trechos específicos de um veículo;
  • Quantidade de aceleradas bruscas realizadas pelo motorista;
  • Frenagens bruscas, guinadas abruptas e demais movimentos importantes;
  • Consumo de combustível médio, total e por trecho de um veículo;
  • Dentre outros.

Assim, mediante a telemetria, é possível verificar, por exemplo, se alguma multa recebida pela empresa foi aplicada corretamente. Além disso, é possível monitorar o comportamento do condutor do veículo constantemente.

Conclusão

Para proteger sua operação de frota é fundamental a instituição de mecanismos de controle, que sejam acompanhados diariamente e consultados sempre que houver necessidade, sobretudo, em ocasiões conflitantes.

Assim, será possível mostrar todos os acontecimentos aos seus clientes, comprová-los com dados sólidos, seguros e confiáveis, além de apurar condutas inapropriadas dos usuários dos serviços de transporte.

Agora que você aprendeu como gerar evidências e documentá-las corretamente, com foco na segurança da sua operação, descubra tudo sobre como proteger seus veículos do roubo de cargas.

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